El difícil encaje de la pieza de la automatización en el engranaje de la administración

La IA puede acortar el tiempo que las administraciones dedican a revisar expedientes, preparar documentos o responder consultas. Los gobiernos empiezan a probar también agentes capaces de encadenar varias operaciones, una evolución respecto a los asistentes que ya utilizan algunos funcionarios. Convertir ese potencial en ahorro real exigirá cambios en la organización de los servicios públicos. La Junta de Andalucía ha ahorrado 1,14 millones de horas de trabajo administrativo mediante procesos robotizados que asumen tareas repetitivas, explica Raúl Jiménez, director gerente de la Agencia Digital de Andalucía. Sus 155 procesos automatizados permiten procesar documentos y verificar requisitos, añade.La Junta ha sumado a esa automatización la IA generativa en el tratamiento documental. Más de 1,1 millones de documentos se han tratado ya con esta tecnología, que incorpora capacidades adicionales para clasificar contenidos, cotejar información y extraer datos de documentos complejos.Un estudio de la Fundación Afi Emilio Ontiveros sitúa entre el 2% y el 6% el techo potencial de mejora de la productividad para el conjunto de administración pública, educación y sanidad. El cálculo no desglosa los efectos sobre cada sector, explica Marina García Gil, economista de la consultora Afi. En las administraciones, señala, esas mejoras dependerán de la digitalización de los procedimientos, la formación del personal y las garantías de seguridad y protección de datos.En el trabajo administrativo, la IA podría agilizar la tramitación de expedientes y la elaboración de informes, dos tareas intensivas en información, añade García Gil. Permitiría también reducir los tiempos de gestión y liberar recursos para actividades que requieren criterio profesional y atención personalizada.Treinta y cinco de los 36 países examinados por la OCDE en su informe de 2026 sobre gobierno digital declararon utilizar IA en alguna función gubernamental. Sin embargo, solo diez comunicaron estudios para medir su impacto financiero o no financiero, ya fuera de forma prospectiva o retrospectiva. En Reino Unido, el gobierno atribuye a Consult, una herramienta de IA que analiza las respuestas a consultas públicas, un ahorro de 2.418 horas de trabajo y 200.000 libras en tres de ellas, según el informe anual de 2025-2026 del Departamento de Ciencia, Innovación y Tecnología.El salto a los agentesPara ayudar a sus funcionarios a investigar legislación, corregir documentos oficiales y preparar respuestas parlamentarias, Japón ha reunido unas 40 aplicaciones de IA. Forman parte de GENAI, la plataforma de la Agencia Digital para el gobierno central.En mayo de este año comenzó una demostración a gran escala que abarca a unos 180.000 empleados de ministerios y agencias. El objetivo es evaluar los beneficios, la seguridad y la facilidad de uso de estas aplicaciones antes de avanzar hacia una implantación más amplia, prevista a partir del ejercicio fiscal de 2027. Los agentes permiten encadenar tareas como analizar datos, trabajar con archivos o elaborar documentos. La Agencia Digital ofrece Agent Chat para el trabajo cotidiano y GENAI Workbench para investigaciones y proyectos más complejos. Sobre las tareas ya delegadas a estos sistemas, el organismo no concretó ejemplos en sus respuestas a ABC y explicó que sigue recopilando casos prácticos y estudiando nuevas funciones mediante iniciativas piloto.La mejora de la productividad puede aumentar entre un 2 y un 6%, según las estimaciones de AfiEstonia, pionera en administración digital, quiere avanzar hacia un gobierno más proactivo, explica Guillermo Chávez García, responsable para España y Portugal del programa estonio de residencia digital. El objetivo es que los servicios puedan anticiparse a determinadas necesidades, sin obligar al usuario a buscar cada trámite. Para ello, el país desarrolla tres pilotos de agentes relacionados con declaraciones fiscales, pagos bancarios y análisis de sangre, comenta Chávez. El piloto fiscal busca orientar al ciudadano sobre cómo completar su declaración de impuestos.La autoridad informática estonia, RIA, desarrollará la infraestructura técnica. Los tres proyectos estaban previstos para finales de 2026, inicialmente con colaboradores definidos antes de extender su uso a más ciudadanos, precisa Chávez. La iniciativa sigue en fase temprana de desarrollo. Un informe de 2025 de la Oficina Nacional de Auditoría de Estonia ya había identificado dificultades en otras iniciativas públicas de IA. La mayoría de las soluciones examinadas seguía en pruebas y no ofrecía ahorros significativos ni mejoras en la calidad de los servicios o la rapidez de las decisiones. La revisión precede al inicio previsto de los nuevos pilotos.Visión de futuroPaíses Bajos prevé reducir el equivalente a unos 25.000 empleos a jornada completa en la administración central hasta 2035, con un plan que une simplificación normativa, reorganización y más uso de IA. Eric van der Burg, secretario de Estado responsable de la reforma, explicó al programa neerlandés EenVandaag que los sistemas digitales podrían permitir comprobar declaraciones tributarias con menos personal.En Andalucía, la Junta quiere extender a más profesionales y procedimientos las mejoras de productividad asociadas al uso de IA, explica Jiménez, que destaca la experiencia de JuntaGPT. Esta herramienta ha permitido liberar tiempo de redacción y revisión mediante la automatización parcial de tareas. El objetivo, añade, es agilizar la gestión documental y permitir que los empleados se centren en funciones de mayor valor añadido y en la atención ciudadana.Luis Garvía, profesor del IEB, advierte de que las horas liberadas no se traducen automáticamente en ahorro presupuestario. Si la IA se incorpora sin rediseñar los procedimientos, los costes de implantación e integración pueden consumir buena parte de las ganancias previstas. La inversión, precisa, debe evaluarse teniendo en cuenta los gastos recurrentes de infraestructura, ciberseguridad y supervisión humana. La rentabilidad de esas inversiones, apunta Garvía, debe comprobarse en la reducción de los retrasos administrativos y de las dificultades que encuentran ciudadanos y empresas para completar un trámite. Solo el 27% de las entidades públicas encuestadas en España ha logrado llevar sus iniciativas de IA a gran escala, frente al 28% mundial, explica Javier de la Lama, vicepresidente y responsable del sector público de Capgemini en el país.Integrar estas herramientas en administraciones con sistemas informáticos heredados, grandes volúmenes de datos y exigencias de seguridad y cumplimiento normativo resulta difícil, advierte De la Lama. Según Capgemini, el 77% de los directivos españoles consultados reconoce que las soluciones de IA necesitan más supervisión y ajustes de los previstos. Formar a empleados públicos con distintos niveles de competencias digitales es otro reto, comenta Jiménez. La Junta prevé acompañar el despliegue de la IA con formación básica, soporte y una Red de Embajadores Digitales para facilitar su adopción.Para tramitar una ayuda, la tecnología debería coordinar las comprobaciones entre departamentos sin obligar al ciudadano a pasar por varias ventanillas digitales, sostiene Enrique Dans, profesor de IE Business School. Incorporar un agente a un procedimiento mal diseñado solo conseguiría ejecutarlo más deprisa, advierte. La transformación exige rediseñar el servicio según las necesidades de los usuarios, conectar datos y definir reglas y permisos, añade.Los estándares de GENAI publicados en octubre por la Agencia Digital japonesa establecen que los funcionarios deben comprobar los resultados de la IA y conservar la responsabilidad sobre las decisiones administrativas. Para los agentes, contemplan límites de permisos, registros de actividad, aprobación humana de operaciones importantes y mecanismos de suspensión. Un agente de IA que cierre expedientes con mayor rapidez podría empeorar el servicio si lo logra dificultando las reclamaciones, advierte Dans. Cada actuación, añade, debe quedar registrada, poder revisarse e impugnarse y tener un responsable público identificable. Alerta también del riesgo de dejar en manos de proveedores tecnológicos los criterios de decisión, la memoria del sistema y la capacidad de modificar su funcionamiento. Garvía señala que externalizar operaciones críticas a plataformas propietarias puede dejar a la administración cautiva de actualizaciones forzosas y tarifas recurrentes.Brecha a la vistaMaría del Castillo, decana de la Facultad de Business & Tech de UAX, considera que retrasar la adopción de la IA supone renunciar a mejoras de eficiencia, productividad y calidad de los servicios públicos. Esa demora puede limitar la capacidad de respuesta ante entornos cada vez más complejos y generar una brecha frente a los países que incorporan estas tecnologías estratégicamente. Para España, el reto será lograr resultados comprobables, con costes asumibles y sin perder el control público sobre las decisiones administrativas.